Déclaration relative à la protection de la vie privée

1. Qui sommes-nous ?

Ceci est la Déclaration relative à la protection de la vie privée d’Urban Keys établie à 1050 Ixelles (Bruxelles), rue du Page 90A, et dont le numéro d’entreprise est le 1003.875.764.

Les références à « Nous », « Notre » et « Nos » dans cette Déclaration relative à la protection de la vie privée sont des références à Urban Keys. « Vous » et « Votre » se réfèrent à toute personne qui fournit des Données à caractère personnel en Nous contactant en vue de bénéficier de Nos services, en passant ou en utilisant Notre site web.

La protection de Vos Données à caractère personnel est importante pour Nous. C’est pourquoi Nous expliquons dans la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée comment Nous traitons vos Données à caractère personnel en tant que Responsable du traitement.

2. Définitions

RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.

LVP ou Loi Vie Privée : La loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de Données à caractère personnel.

Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Responsable du traitement : la personne qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.

Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

3. De qui collectons-Nous des Données à caractère personnel ?

Nous collectons des Données à caractère personnel Vous concernant en tant que travailleur, indépendant ou consommateur, selon que, au nom de Votre employeur, en tant qu’indépendant ou en tant que consommateur, Vous prenez contact avec Nous ou si Votre entreprise Vous désigne comme personne de contact.

Nous recueillons également des Données à caractère personnel Vous concernant en tant que visiteur de Notre site web urbankeys.be. Vous ne pouvez Vous inscrire sur le site web que si Vous avez 16 ans ou plus.

4. Comment collectons-Nous des Données à caractère personnel ?

Nous collectons des Données à caractère personnel Vous concernant lorsque Vous Nous contactez concernant Nos services, lorsque Vous souscrivez à nos services, par e-mail ou par téléphone, lorsque Vous utilisez Notre site web ou les plateformes de médias sociaux sur lesquelles Nous opérons, ou lorsque Vous vous abonnez à Nos lettres d’information.

5. Quelles Données à caractère personnel traitons-Nous ?

Les Données à caractère personnel que Nous traitons sont : le nom, le prénom, le titre, l’adresse, l’adresse e-mail professionnelle et privée, l’entreprise pour laquelle Vous travaillez ou l’entreprise que Vous représentez, l’adresse IP et les informations concernant les pages web que Vous visitez (par exemple, quelles pages web, quand et combien de temps elles sont visitées – voir ci-dessous dans la section XIII concernant les cookies), Votre numéro de téléphone (y compris votre numéro de portable), les données concernant les paiements de Nos services, les données concernant les demandes d’emploi, les données concernant les litiges et les différends, et toute autre Donnée à caractère personnel que Vous seriez susceptible de Nous communiquer volontairement lorsque Nous avons des contacts avec Vous.

6. À quelles fins et sur base de quelle base légale utilisons-Nous Vos Données à caractère personnel ?

Nous traitons Vos Données à caractère personnel dans le but de conclure et d’exécuter un contrat avec Vous, y compris :

Répondre à Vos questions sur Nos services
La gestion et le traitement de Vos demandes d’offre et de Vos souscriptions à nos services (établissement d’une offre, demande de rendez-vous, confirmation de collaboration).
Emettre des factures, suivre les paiements et autres activités comptables
La réalisation de services après-vente
Règlement de la garantie (contractuelle et légale) et des indemnités
Traitement des plaintes éventuelles.

Lorsque Vous, en tant que consommateur, travailleur, indépendant ou représentant d’une entreprise, Nous contactez ou visitez Notre site web, ou lorsque Nous recevons Vos coordonnées de la part de Votre entreprise, Nous traitons Vos Données à caractère personnel sur la base de l’intérêt légitime d’Urban Keys afin de fournir des informations sur les produits et services, en vue de conclure des contrats et en vue de l’exécution efficace de ces contrats avec Vous ou avec Votre entreprise.

Nous pouvons également utiliser Vos Données à caractère personnel :

pour améliorer l’utilisation du site web. Ceci se fonde sur notre intérêt légitime à Vous offrir une meilleure expérience lors de l’utilisation de Notre site web. .
pour lutter contre la fraude et les infractions, et pour gérer les litiges et les différends, sur la base de Notre intérêt légitime à détecter et à réprimer la fraude et les infractions, ainsi que les propos inadmissibles ou illégaux, de sécuriser Nos systèmes IT et de mener des actions en justice.
afin de répondre à une demande en vue de conclure un éventuel contrat de travail ou toute autre convention de collaboration.
à des fins de marketing direct dans le cadre de ce qui est indiqué plus loin dans la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée concernant le marketing direct.
pour d’éventuelles analyses dans le cadre de restructurations ou d’acquisitions d’entreprises, avec la base légale Notre intérêt légitime et celui des parties impliquées dans ces opérations pour mener à bien ces opérations.
de respecter les obligations légales auxquelles Nous serions soumises.

7. Qui a accès à Vos Données à caractère personnel ?

Urban Keys a une obligation de confidentialité et ne peut traiter les Données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à notre activité.

En outre, les personnes suivantes ont accès à Vos Données à caractère personnel :

Prestataires de service

Nous travaillons en étroite collaboration avec des prestataires de services tiers, tels que des prestataires de services IT, qui construisent et entretient le site web, des transporteurs, des services d’impression…, afin de pouvoir Vous offrir divers produits et services fiables et de haute qualité, conçus pour répondre à Vos besoins. Ces prestataires de services peuvent avoir accès à Vos Données à caractère personnel dans la mesure nécessaire pour nous aider à fournir les services susmentionnés. Ces prestataires de services peuvent également être des agents ou des sociétés associées.

Services de soutien aux entreprises

Nous devons également compter sur divers services de soutien aux entreprises auxquels nous pouvons transférer Vos Données à caractère personnel si nécessaire, tels que le comptable et les réviseurs.

Litiges

Nous pouvons également communiquer Vos Données à caractère personnel à des tiers qui Nous assistent dans le cadre de tout litige et contentieux, tels que l’assureur en responsabilité ou les avocats et huissiers de justice dans le cadre de procédures judiciaires (par exemple, litiges en responsabilité ou factures impayées), ou pour protéger Nos biens, Notre sécurité, Nos personnes et Nos autres droits et intérêts.

Restructurations

Nous pouvons également transmettre Vos Données à caractère personnel à des tiers dans le cadre de toute acquisition ou restructuration d’entreprise, comme les candidats acheteurs d’actions ou les sociétés avec lesquelles Nous fusionnerions ou qui reprendraient notre fonds de commerce ou une branche d’activité ou un ensemble d’actifs.

En dehors de ces cas, vos Données à caractère personnel ne seront pas transmises à des tiers. Si nous le faisons quand même, nous vous en informerons ou, si nécessaire, nous obtiendrons votre consentement. Toutefois, nous pouvons traiter et transmettre des données anonymes ou agrégées à des tiers. Enfin, Nous pouvons également transmettre Vos Données à caractère personnel aux autorités ou aux instances judiciaires si Nous y sommes légalement tenus.

Lorsque des tiers traitent Vos Données à caractère personnel en Notre nom, Nous prendrons les dispositions contractuelles nécessaires pour Nous assurer qu’ils ne traitent Vos Données à caractère personnel que conformément aux instructions d’Urban Keys et en accord avec le RGPD et la LVP, y compris en ce qui concerne la mise en œuvre de mesures de sécurité adéquates.

8. Marketing direct

Nous pouvons utiliser Vos Données à caractère personnel pour Vous envoyer des informations sur des offres qui peuvent Vous intéresser. Ces informations peuvent Vous être envoyées par e-mail. Dans les cas où cela s’avère nécessaire, Nous obtiendrons bien entendu Votre consentement préalable.

Dans la mesure où Nous traitons des Données à caractère personnel sur base de Votre libre consentement, Vous avez le droit de retirer Votre consentement à tout moment.

9. Pendant combien de temps Vos Données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Nous ne conserverons vos Données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs concernés, ou pendant la durée convenue contractuellement. Nous évaluons régulièrement Nos périodes de conservation des Données à caractère personnel.

Lorsque Nous sommes tenus par la loi de conserver certains types de Données à caractère personnel pendant des délais légaux déterminés (par exemple, des informations comptables), Nous respecterons ces délais.

10. Vos droits

Conformément au RGPD, Vous pouvez, en tant que personne concernée, exercer divers droits en ce qui concerne les Données à caractère personnel que Nous traitons à Votre sujet. Ceci est expliqué plus en détail ci-dessous.

De quels droits disposez-vous ?

Droit d’accès et d’obtention d’une copie

Accès – Vous avez toujours le droit d’obtenir gratuitement accès aux Données à caractère personnel que Nous traitons à Votre sujet, sauf si cet accès est exclu par la loi.

Vous avez également le droit de recevoir certaines informations sur ce Traitement. Plus précisément, Vous avez droit aux informations suivantes :

l’existence ou non d’un Traitement des Données à caractère personnel ;
les Données à caractère personnel elles-mêmes ;
les finalités du Traitement de ces Données à caractère personnel ;
les catégories de Données à caractère personnel et leur durée de conservation ;
les catégories de destinataires auxquels ces Données à caractère personnel sont communiquées ;
les droits relatifs à ces Données à caractère personnel ;
la source de ces Données à caractère personnel, si elles n’ont pas été recueillies auprès de Vous ;
l’existence d’une prise de décision automatisée fondée sur ces Données à caractère personnel, ainsi que la logique sous-jacente et les conséquences de cette prise de décision.

Copie – Vous avez également le droit d’obtenir gratuitement une copie de Vos Données à caractère personnel, dans la mesure où le RGPD Vous donne le droit de les consulter. Si Vous souhaitez obtenir plusieurs copies d’une même information, Urban Keys se réserve le droit de vous facturer des frais administratifs.

Droit à la rectification

Vous avez également le droit de faire rectifier ou compléter gratuitement toutes les Données à caractère personnel traitées qui sont inexactes ou incomplètes. Si Nous établissons que les Données à caractère personnel sont effectivement inexactes ou incomplètes, elles seront rectifiées ou complétées.

Vous pouvez également demander à ce que les Données à caractère personnel ne soient temporairement plus traitées (excepté dans un certain nombre de cas déterminés par la loi) jusqu’à ce que l’exactitude ou l’exhaustivité des Données à caractère personnel ait été vérifiée et que toute inexactitude ou tout caractère incomplet ait été rectifié (sauf dans un certain nombre de cas déterminés par la loi). Voir la section « Droit à la limitation du Traitement » ci-dessous.

Droit à la portabilité

Vous avez également le droit, dans certaines limites fixées par le RGPD, de Nous demander de Vous envoyer une copie de Vos Données à caractère personnel dans un format lisible par machine (par exemple XML) et/ou directement à une autre institution ou personne de Votre choix. Toutefois, ce droit ne s’applique qu’aux Données à caractère personnel que Vous Nous avez vous-même fournies.

Droit au retrait du consentement

Si Vous Nous avez donné votre consentement à procéder à un certain Traitement de vos Données à caractère personnel, Vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Nous ne traiterons alors plus Vos Données à caractère personnel. Cela ne compromet toutefois pas la licéité du Traitement effectué avant le retrait de Votre consentement.

Droit d’opposition au Traitement

Lorsque Nous traitons des Données à caractère personnel Vous concernant pour répondre à un intérêt légitime, Vous pouvez dans certains cas vous opposer à ce Traitement.

Toutefois, si le Traitement n’implique pas une forme de marketing direct, Nous pouvons toujours procéder au Traitement de Vos Données à caractère personnel s’il existe des motifs légitimes et impérieux pour ce Traitement. En attendant l’évaluation de ces motifs, Vous pouvez toutefois Nous demander de cesser temporairement le Traitement des Données à caractère personnel en question (sauf dans un certain nombre de cas prévus par la loi). Voir la section « Droit à la limitation du Traitement » ci-dessous.

Droit à l’effacement

Si Vous pensez que Vos Données à caractère personnel ne peuvent plus être traitées (par exemple parce qu’elles ne sont plus nécessaires ou ont été traitées de manière illicite), Vous pouvez demander que Vos Données à caractère personnel soient définitivement effacées de Nos fichiers.

Au lieu de l’effacement, Vous pouvez également demander que Vos Données à caractère personnel restent stockées, mais ne soient plus traitées (sauf dans certains cas définis par la loi). Voir la section « Droit à la limitation du Traitement » ci-dessous.

Toutefois, en tant que Responsable du Traitement, Nous ne sommes pas obligés de supprimer les Données à caractère personnel si elles peuvent ou doivent encore être légalement traitées légalement conformément au RGPD.

Droit à la limitation du Traitement

Dans certains cas, Vous avez le droit de demander à ce que Vos Données à caractère personnel soient encore stockées par Nous, mais qu’elles ne soient temporairement plus traitées. Outre les cas mentionnés dans les sections « Droit à la rectification », « Droit d’opposition » et « Droit à l’effacement » de la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée, Vous disposez également de ce droit lorsque Nous n’avons plus besoin des Données à caractère personnel Vous concernant, mais que Vous en avez encore besoin dans le cadre d’une action en justice.

Toutefois, dans certains cas définis par la loi, la limitation du Traitement ne s’applique pas et Nous pouvons alors tout de même traiter Vos Données à caractère personnel. Ces cas sont les suivants :

si Vous avez Vous-même donné Votre consentement spécifique pour un certain Traitement;
si Urban Keys a elle-même besoin de ces Données à caractère personnel dans le cadre d’une action en justice ;
si les Données à caractère personnel doivent être traitées pour protéger les droits d’une autre personne physique ou morale ; ou
pour des motifs importants d’intérêt public.

Comment Nous contacter à ce sujet ?

Exercice de Vos droits

Point de contact – Pour l’exercice de Vos droits, Vous pouvez toujours Nous contacter à l’adresse mentionnée dans la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée.

Vérification – Si Votre demande n’est pas suffisamment claire ou s’il existe un doute sur l’identité de la personne qui tente d’exercer les droits en Votre nom, Nous pouvons demander des informations complémentaires. Si le demandeur refuse de fournir les informations requises, Nous pouvons refuser la demande.

Délai – Après avoir soumis Votre demande, Vous recevrez un accusé de réception et Nous Vous informerons dès que possible, et au plus tard dans un délai d’un mois, de la suite qui sera donnée à Votre demande. Dans le cas de demandes complexes ou multiples, ce délai peut être porté à trois mois après le dépôt de la demande. Nous Vous en informerons le cas échéant.

Gratuité – En principe, cette procédure de demande est entièrement gratuite. Toutefois, si Votre demande est manifestement infondée ou si Vous faites un usage excessif de Vos droits, notamment en présentant des demandes similaires de façon répétitive, Nous avons le droit de refuser ces demandes ou de facturer une indemnité raisonnable à titre de frais administratifs.

Questions ou plaintes

Questions – Pour toute question concernant le Traitement des Données à caractère personnel par Urban Keys., Vous pouvez toujours Nous contacter par e-mail (hello@urbankeys.be) ou par courrier ( URBAN KEYS rue du Page, 90A, 1050 Ixelles, Belgique).

Plaintes – Si Vous estimez que les dispositions de la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée ou du RGPD ne sont pas respectées, Vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données. Si Vous avez des plaintes, Nous Vous demandons de Nous les soumettre en premier lieu afin qu’une solution puisse être recherchée.

11. Mesures de sécurité en vue de prévenir la perte, l’utilisation abusive ou l’altération de Vos Données à caractère personnel

Nous utilisons des mesures de sécurité pour protéger Vos Données à caractère personnel contre les accès non autorisés et contre le Traitement illicite, la perte accidentelle, la destruction et la détérioration.

Les informations transmises via Internet ne peuvent toutefois jamais être sécurisées à 100 %. Par conséquent, Nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations que Vous Nous transmettez.

Une fois les informations reçues, Nous faisons tout notre possible pour assurer la sécurité de nos systèmes.

Lorsque Nous vous avons donné un code d’accès ou un mot de passe (ou lorsque Vous en avez choisi un) afin de pouvoir consulter certaines parties de Notre site web, Vous êtes responsable de la confidentialité de ce mot de passe. Veuillez ne pas communiquer Votre mot de passe à qui que ce soit.

12. L’utilisation de ‘Cookies’

Notre site web utilise une technologie permettant de suivre la navigation sur le site (« cookies »).

Veuillez consulter notre déclaration sur les cookies pour plus d’informations à ce sujet. La dernière version de cette déclaration est disponible sur le Site internet.

13. Liens vers d’autres sites web

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web externes d’autres entreprises. La présente Déclaration relative à la protection de la vie privée s’applique uniquement à Notre site web. Nous Vous encourageons donc à consulter les déclarations relatives à la protection de la vie privée des autres sites web que Vous visitez. Nous ne sommes pas responsables des déclarations et pratiques relatives à la protection de vie privée d’autres sites web accessibles par des liens depuis Notre site web.

14. Transfert de Vos informations en dehors de l’UE

Les Données à caractère personnel que Vous Nous fournissez sont exclusivement traitées au sein de l’Union Européenne. Si le Traitement de Vos Données à caractère personnel est effectué dans des pays hors de l’Union européenne (« UE »), Nous prendrons les mesures nécessaires afin de garantir que ce traitement soit conforme au RGPD en utilisant, par exemple, les clauses contractuelles types qui rendent possible un transfert de Données à caractère personnel vers des pays tiers.

Si Vous utilisez Nos services en dehors de l’UE, Vos Données à caractère personnel peuvent être transférées hors de l’UE afin que Nous puissions continuer à Vous fournir ces services.

15. Questions ou remarques ?

Toute question ou commentaire portant sur la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée ou à Nos pratiques en matière de protection des Données à caractère personnel peut Nous être envoyé(e) par courrier électronique à hello@urbankeys.be ou par lettre à Urban Keys, rue du Page 90A, 1050 Ixelles, Belgique).

16. Révision de la présente Déclaration

Cette Déclaration relative à la protection de la vie privée sera revue régulièrement. Cette Déclaration a été mise à jour pour la dernière fois en février 2024.